Lettre de licenciement
Lettre de licenciement
La lettre de licenciement formalise la résiliation du contrat de travail par l’employeur. En Suisse, elle constitue la preuve écrite de la date de notification du congé, point de départ du calcul du délai de résiliation. Dirigeants de PME et responsables administratifs l’utilisent à chaque fin de rapports de travail, qu’il s’agisse d’une réorganisation, d’une insuffisance de prestations ou d’une suppression de poste. Une lettre de licenciement bien rédigée protège l’entreprise sur deux fronts : elle écarte les contestations sur la date de réception du congé et réduit le risque d’un litige pour licenciement abusif, dont l’indemnité peut atteindre six mois de salaire. Notre modèle est plus qu’une simple lettre de licenciement conforme au droit suisse : il s’agit d’un vrai processus qui vous guide pas à pas pour choisir la bonne forme de licenciement, les modalités de communications, déterminer la date de fin des rapports de travail, donner les avis légaux par rapport aux assurances sociales, etc.
- Temps : 15 minutes
- Délai de congé
- Protection contre licenciement abusif
- Licenciement immédiat
- Périodes de protection (maladie, grossesse)
- Certificat de travail
- Solde de vacances
- Libération de l'obligation de travailler
- Motivation du congé
- Procédure de licenciement
Lettre de licenciement en détail
La liberté de licencier et la preuve du congé
En droit suisse, le contrat de travail à durée indéterminée peut être résilié librement par chacune des parties (art. 335 al. 1 CO). L’employeur n’a pas besoin de justifier sa décision pour qu’elle soit valable. Il doit en revanche motiver le congé par écrit si le collaborateur le demande (art. 335 al. 2 CO). Une lettre de résiliation (faite sous la forme d’un accusé de réception remis en mains propres ou envoyée par courrier postal) demeure la meilleure manière de prouver le moment la notification du congé. Au cas où la lettre de licenciement ne peut être contresignée par l’Employé au terme d’un entretien, il convient d’envoyer la lettre par courrier recommandé et A+ afin de prouver la date de réception du congé. Il est capital de pouvoir prouver la date de communication du congé pour déterminer la date de fin des rapports de travail.
Mentions obligatoires, délai de congé et périodes de protection
La lettre de licenciement doit contenir l’identification claire de l’employeur et du collaborateur et la déclaration claire de résiliation. Il est aussi souhaitable d’indiquer la date d’effet du congé (en règle générale pour la fin d’un mois), une éventuelle libération de l’obligation de travailler pendant le délai de congé et le sort en pareil cas sur un solde de vacances ou d’heures supplémentaires. La lettre de licenciement doit comporter la signature d’une personne habilitée à engager juridiquement l’employeur. Le délai applicable dépend de ce qui a été prévu par le contrat de travail. À défaut de disposition dans le contrat de travail, la loi prévoit que le délai de congé dépend de l’ancienneté (“nombre d’années de services”) de l’employé (art. 335c CO). En effet, la loi prévoit un délai d’un mois pendant la première année de service, de deux mois de la deuxième à la neuvième année, trois mois dès la dixième. Avant d’envoyer le courrier, il est nécessaire de vérifier que l’employé ne se trouve pas dans une période où son licenciement serait juridiquement nul e. En effet, un congé notifié pendant une incapacité de travail pour maladie ou accident, pendant la grossesse et les seize semaines qui suivent l’accouchement, ou pendant un service obligatoire est nul (art. 336c CO). L’employeur devra notifier à nouveau le licenciement à l’employé après la période de protection.
Le licenciement abusif et ses sanctions
Même si le droit Suisse prévoit en principe la liberté de licencier, la loi sanctionne l’employeur qui licencie pour un motif lié à caractéristique personnelle du collaborateur (l'âge, l'origine, la religion, l'orientation sexuelle ou une maladie sans incidence sur le travail) ou donné à titre de représailles (par exemple parce que l'employé a fait valoir ses droits, réclamé le paiement d'heures supplémentaires ou signalé un harcèlement). En pareil cas, l’Employeur s’expose à devoir verser une indemnité pour licenciement abusif pouvant se monter jusqu’à six mois de salaire de l’employé (art. 336a CO). En outre, la manière compte autant que le fond, un licenciement prononcé sans ménagement devant toute l’entreprise ou alors sans daigner discuter avec l’employé peut aussi devenir un licenciement abusif exposant l’employeur à payer des indemnités en cas de litige. Pour un licenciement immédiat ou une situation particulièrement conflictuelle, nous vous conseillons de consulter un juriste avant toute notification.
Les devoirs d'information souvent négligés
La fin des rapports de travail déclenche aussi des devoirs d'information trop souvent négligés. L'employeur doit informer le collaborateur sortant de ses droits en matière d'assurances sociales, notamment de la possibilité de passer de l'assurance accidents collective à l'assurance individuelle (assurance par convention) dans les 31 jours suivant la fin des rapports de travail, et des conséquences de la sortie de la prévoyance professionnelle (libre passage). Ce devoir d'avis n'est pas une simple formalité : l'employeur qui omet d'informer son collaborateur engage sa responsabilité. Si l'employé subit un accident après la fin de la couverture collective sans avoir été renseigné sur son droit de prolonger sa protection, l'employeur peut être tenu de réparer le dommage. Une mention dans la lettre de licenciement ou un courrier d'accompagnement permet de documenter que l'information a bien été donnée.
Le modèle LegalPass de lettre de licenciement
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FAQ
En Suisse, un contrat de travail à durée indéterminée peut être résilié librement par chaque partie (art. 335 al. 1 CO). L'employeur n'a pas à justifier sa décision pour qu'elle soit valable ni à la motiver par écrit tant que le collaborateur ne le demande pas. Un motif communiqué oralement au moment du congé suffit dans l'intervalle. Il devra en revanche motiver le congé par écrit si le collaborateur le demande (art. 335 al. 2 CO). Il reste néanmoins essentiel de disposer d'une motivation sérieuse et vérifiable dès l'annonce du congé : à défaut, l'employeur s'expose, en cas de contestation, à une qualification de licenciement abusif (art. 336 CO). Rédigez la lettre avec soin plutôt qu'à chaud. Vous pouvez bénéficier de notre modèle de lettre de licenciement.
La loi n'impose pas de forme écrite pour le congé. La forme écrite peut toutefois être prévue par le contrat ou une convention collective de travail. Cependant, l'écrit reste la meilleure manière de prouver quand le congé a été notifié à l'employé. Dans la mesure du possible, il est recommandé de communiquer le licenciement par oral devant témoins, puis de faire contresigner à l'employé la lettre de licenciement au terme d'un entretien avec l'employé. Au cas où cet échange n'est pas rendu possible par les circonstances, il est recommandé d'envoyer une lettre de licenciement en deux exemplaires : une fois en courrier recommandé et une fois en courrier A+ (courrier ordinaire avec suivi de l'envoi). C'est la date de réception qui déclenche le délai de congé, pas celle de l'envoi. Par conséquent, un courrier A+ sera potentiellement remis plus vite qu'un courrier recommandé qui doit être réceptionné par l'employé ou un membre de son ménage. Une notification qui intervient trop tard en mains de l'employé peut décaler la fin des rapports de travail d'un mois entier. Le générateur LegalPass vous aide à choisir la forme de notification adaptée.
Le délai dépend d'abord de ce que prévoit le contrat de travail. À défaut, la loi fixe un délai selon l'ancienneté (art. 335c CO) : un mois pendant la première année de service, deux mois de la deuxième à la neuvième, puis trois mois dès la dixième. Le congé prend effet pour la fin d'un mois, sauf disposition contractuelle ou conventionnelle différente. Vérifiez toujours le contrat avant d'annoncer une date. Notre modèle de lettre de licenciement vous aide à calculer le terme du délai de congé.
Il est recommandé que la lettre de licenciement identifie clairement : l'employeur et le collaborateur, le contrat de travail concerné et qu'elle énonce clairement la volonté de résilier le contrat. En outre, il est souhaitable d'indiquer déjà la date de fin des rapports de travail, le sort d'un éventuel solde de vacances ou d'heures supplémentaires et une éventuelle libération de l'obligation de travailler pendant le délai de congé. La lettre de licenciement doit être signée pour l'employeur par une personne habilitée à le représenter juridiquement. À la fin des rapports de travail, le collaborateur a droit à un certificat de travail (art. 330a CO), que vous avez tout intérêt à préparer sans attendre sa demande mais à ne remettre qu'au terme de la relation de travail.
Non, pas pendant les périodes de protection prévues par la loi : incapacité de travail pour maladie ou accident, grossesse et les seize semaines qui suivent l'accouchement, ou service obligatoire (art. 336c CO). Un congé notifié pendant l'une de ces périodes est nul : il faudra le notifier à nouveau une fois la période terminée. En revanche, si le congé a été donné avant le début de la période et que le délai de congé n'était pas encore écoulé, ce délai est simplement suspendu. Il reprend son cours à la fin de la période de protection contre les congés, sans qu'un nouveau congé soit nécessaire. La fin des rapports de travail s'en trouve cependant reportée (art. 336c al. 2 CO). Vérifiez donc systématiquement la situation du collaborateur avant d'envoyer la lettre. En cas de doute sur une incapacité, vous pouvez faire valider le dossier par un avocat du réseau.
La liberté de licencier a des limites. Le congé est abusif s'il est donné pour une caractéristique personnelle du collaborateur, comme l'âge, l'origine ou une maladie sans incidence sur le travail, ou à titre de représailles, pour l'exercice de bonne foi d'un droit du travailleur (par ex. réclamation d'une compensation pour les heures supplémentaires, signalement d'un harcèlement) (art. 336 CO). La manière compte autant que le fond : un congé notifié sans ménagement, de façon humiliante ou déloyale, peut être jugé abusif même si le motif de fond était valable. L'indemnité fixée par le juge selon les circonstances peut atteindre au maximum six mois de salaire (art. 336a CO). Retrouvez nos modèles de droit du travail pour sécuriser vos procédures RH.
La fin du contrat déclenche des devoirs d'information de l'employeur par rapport aux assurances sociales qui sont souvent négligés. La couverture accidents collective cesse 31 jours après la fin du droit au salaire, et le collaborateur peut la prolonger jusqu'à six mois par une assurance par convention (art. 3 LAA). L'employeur doit informer le collaborateur de son droit de passer de l'assurance-accidents collective à une assurance individuelle (art. 72 OLAA). Le même type de devoir existe pour l'assurance perte de gain maladie lorsqu'elle a été souscrite collectivement : l'employeur doit renseigner le collaborateur sur son droit de passage et sur le délai pour l'exercer (art. 331 al. 4 CO). L'employeur doit également renseigner le collaborateur sur ses droits envers l'institution de prévoyance professionnelle, notamment sur la prestation de libre passage (art. 331 al. 4 CO). L'omission de ce devoir d'informations engage la responsabilité contractuelle de l'employeur si l'employé subit un préjudice car il n'a pas souscrit une assurance individuelle au terme des rapports de travail. Nous vous recommandons de documenter les informations données dans la lettre de congé ou un courrier d'accompagnement ultérieur. Vous pouvez essayer LegalPass gratuitement pendant 15 jours. Notre modèle de lettre de résiliation vous aide à fournir les informations nécessaires en cas de licenciement.